Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ là hoặt động quan trọng đối với các cơ quan doanh nghiệp cũng như văn phòng. Người phụ trách chuyên môn về tài liệu lưu trữ có nhiệm vụ và nghĩa vụ đảm bảo tài liệu lưu trữ, nâng cao hiệu quả trong quản lý và sự dụng các loại tài liệu quan trọng. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm hiểu thêm về Ý nghĩa công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại cơ quan doanh nghiệp nhé
1. Ý nghĩa công tác bảo quản tài liệu lưu trữ
Như chúng ta đã biết tài liệu lưu trữ là những sản phẩm rất quan trọng đối với mỗi cơ quan, mỗi doanh nghiệp nhưng những sản phẩm này lại rất dễ bị xâm phạm, xâm nhập và hư hại từ nhiều nguyên nhân khác nhau như:
- Sự xâm nhập của các côn trùng có hại, nấm mốc
- Điều kiện môi trường xung quanh ẩm thấp
- Tác động do thiên tai, hỏa hoạn
- Tác động do nhiệt độ, anh sáng, tia cực tím,...
- Tác nhân chủ quan: Do người sử dụng không đúng cách, di chuyển bất cẩn,...
Chính vì thế, mà người sử dụng, người quản lý tài liệu cần phải biết các bảo quản. Công tác bảo quản tốt sẽ mang đến những lợi ích như
- Giữ gìn được hình thức tài liệu mới, dễ đọc
- Giữ gìn sức khỏe cho người sử dụng, tránh được những vi khuẩn, vi trùng có hại bám dính trên tài liệu
- Sắp xếp, tìm kiếm tài liệu dễ dàng và nhanh chóng
2. Các biện pháp bảo quản tài liệu lưu trữ hiệu quả
Hiện nay các cơ quan doanh nghiệp, hay các văn phòng nhỏ đều ưu tiên công tác bảo quản tài liệu lưu trữ một cách hiệu quả nhất. Trong đó việc nghiên cưu mua sắm đầu tư các phương tiện, trang thiết bị cần thiết, tiết kiệm chi phí, nhưng vẫn phát huy hiệu quả luôn được đặt lên hàng đầu.
Hầu hết các hồ sơ tài liệu lưu trữ đều được bảo quản qua các thùng đựng, hộp đựng, thùng tôn để bảo quản tài liệu. Trong đó thùng tôn được khá nhiều khách hàng lựa chọn cho công tác lưu trữ bảo quản tài liệu, hồ sơ
3. Vì sao nên dùng thùng tôn để lưu trữ tài liệu
Hiện nay, thùng tôn chống cháy, hòm tôn là các thiết bị đóng vai trò quan trọng trong việc bảo quản tài liệu, hồ sơ, giấy tờ mật thiết hiện nay. Lợi ích khi sử dụng dụng thùng tồn có thể kể đến như:
- Thùng tôn giúp người quản lý sắp xếp tài liệu văn phẩm, giầy tờ dễ dàng gọn gàng theo ngày, tuần, theo tháng, hay là theo quý, năm
- Thùng tôn có khả năng chống mối mọt, ẩm mốc cực hiệu quả và hoàn hảo, giúp ngăn chặn tốt các loại vi khuẩn, trùng xâm chiếm, ăn mòn hồ sơ
- Đặc biệt thùng tôn với khả năng chống cháy nổ tốt, chống va đập mạnh mà không phải sản phẩm nào cũng có tính năng này sẽ giúp đảm bảo an toàn tuyệt đối khi không may xảy ra hỏa hoạn, thiên tai,...
- Sản phẩm thùng tôn rất hữu ích cho đời sống hiện nay, vai trò của thùng tôn được khẳng định bởi việc sắp xếp, di chuyển tài liệu dễ dàng. Đặc biệt hơn giá thành thùng tôn khá rẻ so với mặt bằng chung các sản phẩm bảo quản tài liệu như két sắt hay tủ đựng.
Trên đây là ý nghĩa công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại cơ quan nhà nước hi vọng đã cho quý khách hàng hiểu thêm và thấy rõ tầm quan trọng trong việc bảo quản lưu trữ hồ sơ. Đến ngay Maxda Việt Nam để lựa chọn cho mình thùng đựng bảo quản tài liệu phù hợp và ưng ý nhất nhé.
- Khai Trương chi nhánh mới Máy đếm tiền Maxda Mỹ Tho (08.03.2023)
- CN MÁY ĐẾM TIỀN MAXDA ĐÀ NẴNG (04.08.2022)
- Các loại kích thước thùng tôn phổ biến hiện nay (30.12.2021)
- Máy đếm tiền đếm thiếu và cách khắc phục nhanh chóng (30.12.2021)
- Đèn diệt khuẩn tiền là gì? Mua đèn diệt khuẩn tiền ở đâu (30.12.2021)
- Hộp đựng tài liệu văn phòng bền đẹp chất lượng (30.12.2021)
- Nguyên nhân máy đếm tiền bị kẹt tiền và cách khắc phục (29.12.2021)
- Địa chỉ sửa máy đếm tiền tại quận 2 uy tín chất lượng (28.12.2021)